WebUntis Integration–Datensynchronisation & Bildimport | schülerausweis.de

Automatische Datensynchronisation – Ihre Schülerdaten immer aktuell

Stellen Sie sich vor, alle Änderungen in Ihren Schülerstammdaten werden automatisch übernommen – ganz ohne CSV-Importe, manuelles Hochladen oder doppelte Pflege in mehreren Systemen.
Mit unserer Integration zwischen WebUntis und dem digitalen Schülerausweis von Energy-Imaging gehören veraltete Listen und Übertragungsfehler der Vergangenheit an.

Automatische Aktualisierung: Namensänderungen, Klassen- oder Kurswechsel, neue Aufnahmen und Abgänge – alle Anpassungen in WebUntis werden täglich in den digitalen Schülerausweis übertragen.
Sofortige Sperrung bei Austritt: Verlässt eine Schülerin die Schule oder verliert die Berechtigung, wird der Ausweis unmittelbar deaktiviert. Das erhöht die Sicherheit und verhindert Missbrauch.
Kein manueller Aufwand mehr: Keine extra Dateien pflegen, keine Übergabe an Dritte – alles läuft vollautomatisch im Hintergrund.
Einmalige, schnelle Einrichtung: Ihr WebUntis-Administrator wählt unsere Integration in der Plattform aus, aktiviert sie per Klick, und schon ist alles startklar.
Datenschutz & Sicherheit: DSGVO-konform, verschlüsselte Übertragung, klare Rollen- und Rechteverwaltung.

Nutzen für die Schulleitung und Verwaltung:

Spart jährlich viele Stunden an Verwaltungsarbeit
Vermeidet Übertragungsfehler und doppelte Datenpflege
Stellt sicher, dass alle Beteiligten immer mit aktuellen Daten arbeiten
Erhöht die Sicherheit und Transparenz in der Ausweisverwaltung

Automatischer Bildimport – Schülerfotos überall dort, wo Sie sie brauchen

Ein aktuelles Foto sagt mehr als viele Worte – besonders im Schulalltag.
Unser automatischer Bildimport bringt Schülerfotos aus der Schulfotografie oder dem digitalen Schülerausweis direkt in WebUntis – schnell, fehlerfrei und ohne aufwändiges Einzel-Upload.

Komplette Fotodatei statt Einzeluploads: Sie erhalten von uns eine fertige Datei mit allen Schülerfotos – bereits sortiert und bereit für den Import.
Automatische Zuordnung: Über den Standard „Familienname_Vorname“ werden alle Fotos sofort den richtigen Schüler*innen zugewiesen.
Einheitliche Fotoqualität: Klare, einheitliche Darstellung – kein Mix aus privaten und offiziellen Bildern.
Verfügbarkeit in allen relevanten Modulen:
Stammdaten: Foto direkt neben Name, Klasse, Geburtsdatum
Digitales Klassenbuch: Für Anwesenheit, Notizen, Aufgabenvergabe
Sitzplan: Foto an jedem Platz – ideal für Vertretungen oder neue Lehrkräfte

Vorteile für die Verwaltung:

Spart enorm viel Zeit bei der Pflege von Schülerbildern
Reduziert Fehlerquellen bei der Zuordnung
Erhöht die visuelle Übersicht in allen WebUntis-Modulen

Vorteile für Lehrkräfte:

Erleichtert die Namens- und Gesichtserkennung, besonders zu Schuljahresbeginn
Unterstützt bei Elterngesprächen, Vertretungen und neuen Klassen
Sorgt für eine persönlichere Ansprache im Unterricht

Ob kleine Schule oder großes Schulzentrum – die WebUntis-Integration mit dem digitalen Schülerausweis ist ein echter Effizienzbooster.
Sie reduziert Verwaltungsaufwand, beschleunigt Abläufe und sorgt dafür, dass Ihre Schule als modern und digital gut aufgestellt wahrgenommen wird.

Schneller Start: In wenigen Schritten aktivieren wir gemeinsam mit Ihrem WebUntis-Administrator die Verbindung.
Kein IT-Projekt: Die Integration ist einfach, sicher und erfordert keine zusätzliche Infrastruktur.
Nahtlos im Alltag: Lehrkräfte und Verwaltung arbeiten sofort mit den aktualisierten Daten und Fotos – ohne Umgewöhnung oder Zusatzschulungen.
Nachhaltig: Weniger Papier, keine Plastikkarten mehr – ein klarer Beitrag zur Umwelt.
Positives Signal an Eltern & Schüler*innen: Moderne, transparente und effiziente Verwaltung.

So läuft der Einstieg:

Kontakt aufnehmen: Sie fordern unsere Infobroschüre an oder vereinbaren ein Informationsgespräch.
Kurzes Onboarding: Wir richten die Verbindung gemeinsam mit Ihrem WebUntis-Admin ein.
Loslegen: Daten & Fotos werden automatisch synchronisiert – ab sofort profitieren alle.

Minimierter Verwaltungsaufwand

✅ Einmalige Einrichtung – Danach läuft der Prozess automatisch ✅ Kein manueller Datenabgleich mehr nötig ✅ Automatische Aktualisierung der Schülerausweise im gewünschten Zeitabstand

Fehlerreduktion und Datensicherheit

✅ Fehlerminimierung durch direkte Übernahme aus dem Schulverwaltungsprogramm ✅ Kein Risiko veralteter oder falscher Schülerdaten ✅ Sichere Übertragung über die WebUntis API (SSL-Verschlüsselung)

Automatische Deaktivierung abgegangener Schüler*innen

✅ Schüler*innen, die nicht mehr in der Datei sind, werden automatisch deaktiviert ✅ Keine veralteten oder ungültigen Ausweise im System ✅ Abgelaufene Ausweise können nicht reaktiviert werden, sodass sichergestellt ist, dass nur aktive Schüler*innen gültige Ausweise haben

Welche Angaben wir für die Anbindung benötigen

Bitte halten Sie für die Einrichtung folgende Punkte bereit

Tenant-ID (WebUntis)
Eindeutiger Identifier je Person
– Wo ist bei Ihnen der eindeutige Schlüssel hinterlegt (z. B. bundeseinheitliche Schüler*innen-ID oder eigene 5-stellige ID)?
Felder für den Ausweis (bitte bestätigen Sie, dass diese in WebUntis gepflegt sind):
– Vorname(n), Nachname(n), Klassenbezeichnung, Geburtsdatum, aktiv (Checkbox/Feld)
Austrittslogik
– Wird ein Austrittsdatum gepflegt? Wie lautet der Feldname?
Opt-out / Widerspruch
– Wird erfasst, ob einzelne Schüler*innen einer Datenweitergabe widersprochen haben? Falls ja, wie lautet der Feldname?